• Objavljivanje sadržaja maila nije dozvoljeno osim ako se oba sagovornika oko toga ne saglase. Vlasništvo nad svakom mail porukom je ravnopravno podeljeno između pošiljaoca i primaoca. Sadržajem se može raspolagati samo uz obostranu saglasnost. Iako se podrazumeva da vaš sagovornik ne sme objaviti vašu poruku bez vašeg dopuštenja, preporučljivo je da u svojoj poruci naglasite ako određene informacije smatrate naročito privatnim te ni u kom slučaju ne želite da budu objavljene trećim licima. Ovo ne važi za žalbe. Dakle ako imate osnovan razlog da se požalite administratoru na sadržaj mail poruke, slobodni ste to i da uradite bez saglasnosti pošiljaoca.
• Ako ste dobili dozvolu da mail prosledite trećim ljudima, povedite računa da ne menjate sadržaj. Poruku možete skraćivati, to jest izbacivati nepotrebne delove, ali tako da ne narušite značenje teksta koji prenosite. Takođe uvek uz takvu poruku priložite i osnovne podatke iz kojih se vidi čiju poruku prenosite.
• Ne šaljite mail ljudima za svaku sitnicu, pogotovo ne ako vas ti ljudi ne poznaju. To je stvar učtivosti. Mnogi internet mail koriste za veoma ozbiljne stvari, često i za posao, te im previše nepotrebnih poruka samo smeta. Nije važno da li vi smatrate da treba da pošajete neku poruku, nego da li će i primalac te poruke to smatrati kad je dobije. Netražene poruke (unsolicited email) su nepoželjne i zabranjene. U suštini, smatra se nepoželjnim da bilo kome šaljete mail osim ako vam on to nije direktno ili indirektno odobrio. Direktno vam odobrava tako što vam da svoju adresu i pozove vas da ga kontaktirate preko maila, ili indirektno, kada se njegova mail adresa pojavi na nekom javnom mestu (konferencija, WEB strana, štampani časopis, programski paket ili slično) sa očiglednom namerom da bude upotrebljen radi kontakta povodom određene teme. To znači da, ako upotrebite takvu javno objavljenu adresu, upotrebite je samo iz razloga zbog kog je i objavljena, a ne za druge svrhe. Takođe, nečiju e-mail adresu možete dobiti i od prijatelja. Možete je upotrebiti, ali ako imate stvarno dobar razlog (recimo očajnički tražite rešenje nekog svog problema, a očekujete da ta osoba može da vam pomogne), a tada obavezno navedite i način kako ste došli do e-mail adrese. Kada se prvi put obraćate ljudima koji vas ne poznaju, obavezno se na početku predstavite i jasno navedite razlog zašto im se obraćate.
• Ne šaljite lančana pisma (znate ona pisma u kojima se od primaoca traži da ga umnoži u određen broj primeraka i pošalje drugim korisnicima). Tako nešto je zabranjeno jer direktno utiče na opterećenje Interneta i njegovo zagušenje. Za takve stvari administratori odmah zabranjuju pristup. Ne nasedajte na lančana pisma koja dobijete od drugih, čak ni na ona koja naizgled deluju kao stvarna (recimo razni pozivi na humanitarnu pomoć ili slično). Lančana pisma nisu način na koji se informacije distribuiraju Internetom. Ako dobijete takvu poruku, odmah o tome obavestite svog administratora.
• Potpišite se na kraju svake poruke. Često internet maileri primaocu ne prikazuju sve podatke iz zaglavlja poruka, tako da on ne mora da zna od koga je dobio poruku. Ako se potpišete, komunikacija biva mnogo lakša.
• Odgovorite na svaki mail koji dobijete. To je takođe stvar učtivosti. Ako podrazumevate da vam se ljudi javljaju mailom zato što imaju dobar razlog, red je da im na poruku odgovorite pa makar i samo da im saopštite da niste u situaciji da im pomognete. Ako ne možete odmah da odgovorite na poruku a smatrate je važnom, učtivo je kratko odgovoriti radi potvrde da je poruka stigla, izvinuti se zbog zauzetosti i obećati da ćete odgovor poslati što pre.
• Budite tolerantni. Ne uzimajte zdravo za gotovo sve što pročitate u poruci, a pogotovo ne reagujte na provokacije. Upravo najbolja reakcija na provokaciju je kada uopšte ne reagujete. Najčešće teškim rečima napisanim u afektu stvari možete samo da pogoršate, izazovete lančano povećavanje broja razmenjenih poruka koje neće dovesti ni do kakvih rezultata osim lošeg raspoloženja na obe strane. Bolje je da u startu ignorišete takve poruke ili da sačekate sat dva, pa i ceo dan pre nego što odgovorite da vas prođe ljutina.
• Pre nego što počnete da odgovarate na poruku, proverite da li ste od iste osobe dobili još neku poruku. Često se dešava da posle jedne dođe i druga poruka sa naknadnim objašnjenjima ili možda čak informacijom da je rešenje u međuvremenu pronađeno. Tako ćete i sebi i sagovorniku prištedeti i trud i vreme.
• Ne tražite od svojih sagovornika da vam pojašnjavaju banalnosti ili teme za koje postoji obilje raspoložive dokumentacije ili literature na Internetu. Rizikujete da dobijete prilično oštar odgovor da takve informacije upravo i potražite na Internetu.
• Ako dobijete mail od nekoga u kome vam on traži informacije, a poznato vam je da su te informacije dostupne na Internetu, ne morate trošiti vreme na objašnjenja. Jednostavno ga uputite na dostupne informacije. Ako niste sigurni da su vašem sagovorniku te informacije dostupne ponudite mu da mu ih pošaljete kao datoteke kroz mail i pošaljite ih tek kada se on sa tim saglasi.
• Ne šaljite nikome dugačke poruke (dugačkim porukama se smatraju sve poruke koje imaju preko 100 linija teksta) ili poruke sa zakačenim datotekama bez izričitog odobrenja primaoca. Ma kako nekome očajnički trebao neki podatak to ne znači da je spreman da ga preuzime preko mail-a. Razloga može imati mnogo, počev od toga da mu je neekonomično da datoteke preuzima na taj način pa do toga da njegov mail server ne dozvoljava prijem dugačkih poruka ili jednostavno nije sposoban da ispravno prosleđuje dugačke poruke. Zato, ako nameravate da nekome pošaljete dugačku poruku ili datoteku, obavezno ga prvo pitajte da li se on s tim slaže. Često se dešava da korisnik odobri slanje, ali da vam da neku drugu e-mail adresu na koju to možete da mu pošaljete. U svakom slučaju, kad god možete izbegavajte slanje dugačkih poruka ili datoteka kroz mail. Nije zabranjeno, ali ovu mogućnost treba koristiti veoma obazrivo. Računajte s tim da vaš sagovornik plaća korišćenje Interneta. Vi možda nemate tu obavezu (recimo koristite Intenret preko svog fakulteta, što je (uglavnom, op. kiovva) besplatno). Zato svaku poruku prilagodite ne prema svojim troškovima nego prema troškovima primaoca. Najbolje je da za slanje dugačkih datoteka (preko 50Kb) koristite pogodnije (ekonomičnije) metode, FTP ili WEB.
• Proveravajte adrese na koje ste uputili poruke pre nego što ih pošaljete. Desi se da adresu pogrešno otkucate pa vam se poruka vrati s naznakom da korisnik ili sistem ne postoji. Ovo ume da bude veoma nezgodno ako šaljete neku dugačku poruku jer većina servera će vam nazad vratiti kompletnu poruku. Ovim ćete prvenstveno sebi napraviti nepotreban trošak, ali ćete i nepotrebno opteretiti servere koji su tu poruku morali da prenesu. Takođe, lako se može desiti da se iza adrese na koju šaljete poruku krije mail lista, a ne jedan korisnik (mail lista je poseban sistem kada se na jednu adresu pošalje poruka a poseban serer tu poruku umnoži i pošalje svim korisnicima koji se nalaze na listi). Zamislite neprijatnost koju možete da izazovete ako na takvu listu pošaljete poruku privatne sadržine.
• Prilikom repliciranja na poruku proverite sadržaj CC: (Carbon Copy) polja. Ako je poruka koju ste primili poslata kao Carbon Copy, odnosno niste jedini primalac, nego je ona istvoremeno poslata i drugima, lista ostalih primalaca se nalazi u CC: polju poruke. Vaš odgovor na takvu poruku će takođe otići svim tim ljudima, a ne samo onome na čiju poruku odgovarate. Pre slanja pogledajte sadržaj ovog polja i ako želite da odgovor ode samo osobi od koje ste poruku dobili obrišite sadžaj CC: polja. Neki maileri imaju posebne opcije koje se zovu Reply To Sender i Reply To All Recipients ili slično, a namenjene su upravo za kontrolu kome će odgovr otići.
• Carbon Copy koristite samo ako imate dobar razlog i ako ste se unapred dogovorili sa korisnicima kojima ćete tako slati poruke. Naime, jedno od važnih pravila Interneta je da vam nije dozvoljeno da objavljujete tuđe email adrese bez dozvole vlasnika. Kada šaljete Carbon Copy poruke, spisak e-mail adresa svih primalaca će biti vidljiv svakom od primalaca, što može biti narušavanje ovog pravila. Za ovakve namene preporučljivije je slati Blind Carbon Copy poruke (BCC: polje), kada primaoci ne mogu da vide adrese ostalih primalaca, štavište, nema načina ni da saznaju da ste poruku poslali još nekome.
• Ako ste nekome poslali poruku ne očekujte da ćete odgovor odmah dobiti. Iako Internet omogućava veoma brz prenos pošte, postoje razni objektivni razlozi da vam odgovor ne dođe odmah. Primalac jednostavno ne mora da se zatekne pored računara kada ta poruka stigne, već će je pročitati kada bude prvi put proverio da li ima pristiglu poštu. Složićete se da nema logike da neko po ceo dan sedi i čeka da vidi da li će mu neko poslati mail. Ako šaljete poruku nekome ko živi na drugoj strani sveta, logično je da on možda u tom trenutku spava. Možda primalac svoj mail može da čita samo dok je na poslu ili samo dok je kod kuće, ili samo u računskom centru svog univerziteta ili je prezauzet ili iz nekog drugog razloga ne može da vam odgovori odmah. Ako vam se poslata poruka nije vratila sa porukom o grešci, onda je s velikom verovatnoćom ona isporučena kako treba te samo treba da strpljivo sačekate da je primalac pročita i odgovori vam. Sačekajte dva tri dana, pa tek tada ponovo pošaljite poruku, ali i to uradite samo ako vam je stvar naročito važna.
• Koristite polje za temu poruke (Subject). Njegova namena je da u par reči naznačite sadržaj poruke a to može mnogo da znači kada se nakupi veliki broj poruka pa treba među njima pronaći neku odredjenu. Osim toga, ako s nekim vodite diskusiju po više različitih tema, tema poruke može da posluži da razlikujete kojoj diskusiji koja poruka pripada.
• Utvrdite kome se možete obratiti za pomoć u slučaju da vam nešto ne funkcioniše kako treba ili dobijete neke poruke neprijatnog sadržaja. Najbolje je da se za takve stvari obratite prijatelju ili administratoru sistema koji koristite za pristup Internetu.
• Obratite pažnju da je tekst poruke uvek suvoparan, i da ista rečenica koju ste napisali s jednom namerom primaocu može da izgleda potpuno drugačije. Ovo je naročito čest slučaj sa sarkazmom kog primaoci po pravilu tumače za ozbiljno. To što ste se vi smejali duhovitošću vaše poruke ne znači da će poruka s druge strane delovati duhovito. Naprotiv, takve poruke mogu da izgledaju smrtno ozbiljne. Zato budite obazrivi i nastojte da se što preciznije izražavate.
• Koristite smajlije da izrazite ton vaše poruke. Smajliji su znaci koji se stavljaju u tekst poruke da simbolizuju određene grimase odnosno raspoloženja. Znak :-) je primer smajlija. Iskrenite glavu za 90% u levu stranu i prepoznaćete stilizovano ljudsko lice koje se smeje. Ovakvih simbola ima raznih i njima se mogu predstaviti i neraspoloženje, plač, strah, ljutina, bes, zloba, sarkazam itd...)
• Nemojte pisati vašu poruku samo velikim slovima. Velika slova se koriste samo za naslove ili kada želite da vaša poruka deluje kao da vičete. U nekim slučajevima to može biti svrsishodno, ali u večini slučajeva primaocima se baš i neće dopasti ako vičete na njih.
• Ne koristite znakove koji ne spadaju u tekst (ASCII kodovi van opsega 32 - 127) jer oni u velikom broju slučajeva neće ispravno stići do primaoca (sa ovim se u principu ne slažem, ali zbog mnoštva mail klijenata koji su u upotrebi i nepostojanja opisa rješenja za sve njih, zasad moram preporučiti ovu opciju; op. kiovva). Ovo se odnosi na razne grafičke simbole, kodove za karakteristična slova srpskog jezika kojih nema u engleskom i binarne datoteke. Problem sa slanjem binarnih datoteka je najlakše rešiv korišćenjem Attach opcije. Njom se binarna datoteka zakači za poruku i prilikom slanja, program je sam prekodira tako da se sastoji samo od znakova koji se mogu poslati kao sadržaj poruke. Kod primaoca, njegov program takvu datoteku ponovo prekodira u binarni oblik. Ovo se odvija transparentno za korisnike. Međutim, morate znati da se prilikom kodiranja datoteka produžava za najmanje 30%. Ukoliko vaš mailer nema Attach opciju morate ručno da kodirate datoteku u tekst i importujete je u tekst poruke.
• Kada je u pitanju korišćenje slova srpske latinice ili ćirilice, to je takođe izvodljivo, ali je podržano samo u novijim aplikacijama (vidi gore :( op. kiovva). Još uvek je Internet oslonjen na servere koji nisu prilagođeni korišćenju kodnih strana u elektronskoj pošti. A na kraju karajeva ni svi korisnici nemaju svoje računare prilagođene korišćenju yu slova ili ako su ih i podesili koriste različite kodne strane. Sve u svemu, preporuka je da naša slova koristite samo ako ste sigurni da će ih primalac videti kako treba. I dalje je najbolje da ih uopšte ne koristite. Naravno, ne kažemo da je to dobro rešenje, ali je daleko bolje nego da primalac vidi neke bezvezne simbole umesto slova, zar ne?
• Karakteristična greška je slanje Word dokumenata zakačenih u poruku. Izbegavajte to. Word dokumenti su poznati kao datoteke koje neekonomično koriste prostor, ili drugačijim rečima, čak i dokument sa malo teksta ume da zauzme mnogo prostora. Najbolje je da tekst, ako ga već imate u Word dokumentu prekopirate sa Cut&Paste u editor za mail poruke. Ako vam je pak stalo da pošaljete baš Word dokument (kako bi ste zadržali formatiranje ili grafičke elemente), a pogotovo ako dokument sadrži i slike obavezno ga kompresujte (koristeći ZIP, ARJ, RAR ili bilo koji drugi format koji primalac može da iskoristi) pa ga kompresovanog šaljite zakačenog uz poruku. Tako ćete i sebi i primaocu poruke napraviti ogromnu uštedu - u nekim slučajevima i 10 do 20 puta.
• U poslednje vreme, u nastojanju uključivanja multimedije u sve i svašta (još malo pa će i pegle imati ugrađenu multimediju) u mail programe je dodata mogućnost slanja multimedijalnih poruka. Za to se najčešće koristi HTML kod koji je inače u upotrebi na WEB-u. To praktično znači da bilo koju WEB stranu možete u celini poslati kao mail poruku. Ma kako to lepo zvučalo, potpuno je nepoželjno da ovu opciju koristite. Kao što smo ranije naglasili koliko je Word dokument neekonomičan, tako sada to isto naglašavamo za multimediju. Sve to lepo izgleda, ali i košta. U praksi smo videli poruke koje su poslate u HTML formatu trošile do 30 puta više prostora od onoga koji je dovoljan da se identična informacija pošalje običnim email-om. Osim toga, ne podržavaju svi programi ovu mogućnost, a vrlo je ružno kada vaš sagovornik dobije gomilu nerazumljivih kodova umesto teksta poruke. Ovakvo slanje poruka koristite samo ako imate debele razloge, ako ste sigurno da primalac to može da pročita kako treba, a naročito proverite da li se primalac s tim slaže.
• Prilikom odgovaranja na poštu najčešće je potrebno da citirate deo poruke na koju odgovarate i da se nadovežete na nju. Ovo je veoma korisno, jer primalac vašeg odgovora ne mora da se priseća šta je rekao već mu je to odmah tu, kao citat. Ne zaboravite da neko može dnevno da primi i stotine poruka i njemu je vrlo teško da zapamti i temu diskusije sa vama a kamoli konkretnu rečenicu. Citiranje je u takvoj situaciji je nezamenljivo jer služi kao nepogrešivi podsetnik. Naravno, uopšte ne morate citirati, ali se nemojte iznenaditi kad vam neko skrene pažnju da ste to trebali da uradite jer on sad ne zna o čemu ste pričali. No, ako citirate, nemojte s tim preterivati. Vrlo je čest slučaj da korisnici prilikom odgovaranja na poruke jenostavno citiraju ceo sadržaj poruke na koju odgovaraju. Vrlo često to ide do krajnosti kao što je citiranje cele poruke uključujući i zaglavlja ili potpise. Tako nešto već ne treba raditi. Da bi ste odredili šta treba i u kojoj meri da citirate držite se sledećeg pravila: citirajte samo onoliko koliko je dovoljno da se poveže diskusija, ni manje ni više od toga. Dešava se da korisnici, u strahu da ne preteraju s citiranjem iskasape tekst u toj meri da on postaje potpuno beskoristan. Takođe, slobodno citirajte iz više delova. Napravite jedan citat pa svoj odgovor na njega, onda stavite sledeći, pa odgovorite na njega i tako dalje. Tako postižete preciznost u izražavanju i ekonomičnu upotrebu elektronske pošte. Valjanost citata se ne određuje količinom teksta, već sadržajem. No, iz iskustva se procenjuje da je svaki citat koji zauzima manje od 60-70% cele poruke prihvatljiv.
• Ograničite broj znakova po liniji teksta na 66, a samo u izuzetnim slučajevima maksimalno 72 znaka. Time ćete obezbediti da vaš tekst bude čitljiv na svakoj platformi. Ako koristite linije sa većim brojem znakova, po pravilu će se kod primaoca takve linije automatski prelamati tako da će biti vrlo teško čitati ih. Ovu grešku najčešće prave korisnici koji šalju tabelarne spiskove (cenovnike ili slično) a ne vode računa o broju znakova po redu. Takođe, obratite pažnju na znakove razmaka. Oni se ne vide ali prave velike probleme ako prelaze 66 znakova u jednom redu.
• Ako u poruci koristite potpis, trudite se da on bude kratak. On ne sme prelaziti četiri reda teksta. Sve preko toga smatra se bespotrebnim trošenjem prostora.
• Obratite pažnju i na način na koji se obraćate sagovorniku u poruci. S prijateljem se možete ophoditi kako ste i inače navikli. Među kompjuterskim entuzijastima postoji nepisano pravilo da oni međusobno ne persiraju jedni drugima čak i kada se lično ne poznaju. Ali kada kontaktirate nekog nepoznatog, pogotovo ako se radi o poslovnoj prepisci, učtivost je neophodna.
  

Autor: Predrag Supurović

Originalnu stranicu možete naći na adresi: http://www.uzice.net/yasi/bonton.htm